شرکت به عنوان یک الزام قانونی می بایست به ثبت برسد. ثبت شرکت چرا که هر شرکت تجاری زمانی معتبر است و از نظر قانونی رسمیت دارد که به ثبت رسیده باشد.ثبت شرکت، به شرکت اعتبار خاصی می بخشد و موجب ایجاد تمایل بیشتری به همکاری می گردد وآثار مهمی دارد که از لحاظ شرکای شرکت و مراجعین آن دارای اهمیت بسیار است. مضاف بر این موارد،الزامات قانونی و ضرورت مشروعیت بخشیدن به فعالیت های تجاری و اقتصادی ایجاب می کند فعالان این عرصه بمنظور صیانت از حقوق و اختیارات خویش اقدامات لازم اداری و حقوقی را در جهت تثبیت و استفاده از منافع متصور و مترتب بعمل آورند.
در این نوشتار ضمن توضیح کامل در رابطه با نحوه ی ثبت شرکت ها،به مدارک مورد نیاز جهت ثبت هر یک از انواع شرکت می پردازیم.خواهشمندیم ما را تا انتهای مقاله همراهی بفرمایید .شایان ذکر است ،شما سروران ارجمند، در صورت نیاز به هر گونه راهنمایی می توانید با کارشناسان ما تماس حاصل نمایید.کارشناسان ما با ارائه ی خدمات حرفه ای و کارآمد،شما را در تمامی مراحل ثبت شرکت یاری و مساعدت می نمایند.
شرکت های تجاری و انواع آن
شرکت تجاری،قراردادی است که به موجب آن دو یا چند نفر توافق می کنند سرمایه مستقلی را که از جمع آورده های آن ها تشکیل می شود ایجاد کنند و به موسسه ای که برای انجام مقصود خاصی تشکیل می گردد اختصاص دهند و در منافع و زیان های احتمالی حاصل از به کارگیری سرمایه سهیم شوند.
شرکت های تجاری در اشکال مختلف جلوه می کنند.مطابق ماده 20 قانون تجارت شرکت های تجارتی هفت قسم می باشند:
1-شرکت های سهامی(خاص و عام)؛2-شرکت با مسئولیت محدود3-شرکت تضامنی4-شرکت مختلط غیر سهامی5-شرکت مختلط سهامی6-شرکت نسبی7-شرکت تعاونی
نحوه ی ثبت شرکت:
1-فراهم نمودن مدارک مورد نیاز
اولین گام جهت ثبت شرکت،فراهم نمودن مدارک لازم است. قانونگذار برای تاسیس و ثبت هر یک از انواع شرکت مدارک جداگانه ای را پیش بینی نموده است که در ذیل به آن ها اشاره می کنیم.
مدارک مورد نیاز جهت ثبت شرکت سهامی خاص:
-دو برگ اظهارنامه شرکت
-دو جلد اساسنامه شرکت
-دو نسخه صورتجلسه مجمع عمومی موسسین
-دو نسخه صورتجلسه هیات مدیره با امضای مدیران منتخب
-کپی شناسنامه ی برابر اصل شده توسط دفاتر اسناد رسمی-همه ی اعضای هیات مدیره ،سهامداران و بازرسین
-کپی کارت ملی برابر اصل شده توسط دفاتر اسناد رسمی-همه ی اعضای هیات مدیره ،سهامداران و بازرسین
-ارائه گواهی پرداخت حداقل 35% سرمایه شرکت از بانکی که حساب شرکت در شرف تاسیس در آن جا افتتاح شده است.
-ارائه تقویم نامه کارشناس رسمی دادگستری(اگر آورده شرکت غیر نقدی منقول و یا غیر منقول باشد)
-ارائه اصل سند مالکیت(اگر اموال غیر منقول جزء سرمایه شرکت باشد)
-گواهی عدم سوءپیشینه ی کیفری همه ی اعضای هیات مدیره و بازرسان شرکت
-ارائه ی اقرارنامه ی همه ی اعضا ی هیات مدیره مبنی بر اینکه کارمند رسمی دولت نیستند و مدیر عامل مبنی بر اینکه در شرکت دیگری سمت مدیریت عامل را دارا نیست.
-امضاء وکالتنامه
-ارائه ی اصل قیم نامه در صورتی که یکی از اعضا دارای اهلیت نباشد.
-در صورتیکه اعضا با سهامداران شخص حقوقی باشند،کپی آگهی تاًسیس،روزنامه ی رسمی،کپی روزنامه ی رسمی آخرین تغییرات + کپی شناسنامه و کارت ملی برابر اصل شده ی نماینده ی شخص حقوقی
-در صورت حضور سهامدار خارجی در صورتیکه شخص حقیقی باشد کپی برابر اصل پاسپورت و ترجمه ی رسمی آن،در صورتیکه شخص حقوقی باشد ارائه ی گواهی ثبت شرکت در مرجع ثبت شده ی آن کشور که مبین آخرین وضعیت شرکت و ترجمه ی رسمی آن،همینطور اصل و ترجمه ی وکالتنامه
-ارائه ی مجوز مربوط به فعالیت از مرجع ذیربط در صورت نیاز
مدارک مورد نیاز جهت ثبت شرکت سهامی عام:
-دو نسخه اساسنامه ی شرکت
-دو نسخه اظهارنامه
-دو نسخه صورتجلسه ی مجمع عمومی موًسسین
-دو نسخه صورتجلسه ی هیات مدیره
-اگهی دعوت مجمع موًسسین در روزنامه ی تعیین شده
-فتوکپی شناسنامه ی مدیران(در مورد اشخاص حقوقی ارائه ی برگ نمایندگی الزامی است)
-گواهی بانکی مبنی بر واریز حداقل 35 % سرمایه ی شرکت
-ارائه ی مجوز یا موافقت اصولی یا مجوز از مراجع ذیصلاح در صورت نیاز
مدارک مورد نیاز جهت ثبت شرکت با مسئولیت محدود:
-دو برگ تقاضانامه ی ثبت شرکت ها با مسئولیت محدود
-دو برگ شرکت نامه
-دو نسخه از اساسنامه
-دو نسخه صورت جلسه ی مجمع عمومی موًسسین و هیاًت مدیره
-فتوکپی شناسنامه کلیه شرکا و مدیران(اگر مدیر خارج از سهامداران انتخاب شود)
-اخذ و ارائه مجوز مربوطه(در صورت نیاز)
مدارک مورد نیاز برای شرکت تضامنی:
-دو برگ تقاضانامه
-دو برگ شرکت نامه
-دو نسخه اساسنامه
-فتوکپی شناسنامه ی شرکا
-مجوز از مراجع ذیصلاح در صورت نیاز
مدارک مورد نیاز جهت ثبت شرکت تعاونی)هر کدام در 4 نسخه)
-صورتجلسه ی تشکیل مجمع موًسس و اولین مجمع عمومی عادی و اسامی اعضا و هیاًت مدیره ی منتخب و بازرسان و مدیر عامل شرکت
-اساسنامه ی مصوب مجمع عمومی
دعوتنامه تشکیل اولین مجمع عمومی عادی
-درخواست کتبی ثبت
-طرح پیشنهادی و ارائه ی مجوز وزارت تعاون
-رسید پرداخت مقدار لازم التاًدیه ی سرمایه،طبق اساسنامه
-مدارک دعوت تشکیل اولین جلسه ی مجمع عمومی عادی(موضوع بند 2 ماده ی 32)
-موافقت نامه ی تشکیل شرکت یا اتحادیه(تبصره ی ماده ی 51)
-مجوز ثبت شرکت یا اتحادیه (بند 28 ماده ی 66 و بند 4 ماده ی 51)
مدارک مورد نیاز جهت اخذ پروانه تاسیس شرکت تعاونی:
الف)فتوکپی مدارک ثبت تعاونی که از مرجع ثبت دریافت شده است.
ب)نسخه ای از روزنامه رسمی که آگهی تشکیل شرکت تعاونی در آن چاپ شده است.
ج)تقاضانامه برای اخذ پروانه تاسیس که به عنوان اداره تعاون نوشته شده است.
مدارک مورد نیاز جهت ثبت شرکت مختلط سهامی:
-یک نسخه مصدق از شرکت نامه
- یک نسخه مصدق از اساسنامه
-اسامی مدیر یا مدیران شرکت
-نوشته ای با امضای مدیر شرکت ،حاکی از تعهد پرداخت تمام سرمایه و پرداخت واقعی لااقل ثلث از آن سرمایه
-سوابق مصدق از تصمیمات مجمع عمومی در موارد مذکور در مواد 40،41،44
-نوشته ای با امضای مدیر شرکت،حاکی از پرداخت تمام سرمایه ی نقدی شرکای ضامن و تسلیم تمام سرمایه ی غیر نقدی با تعیین قیمت حصه های غیر نقدی
مدارک مورد نیاز جهت ثبت شرکت مختلط غیر سهامی:
-یک نسخه ی مصدق از شرکت نامه
-یک نسخه ی مصدق از اساسنامه(اگر باشد)
-اسامی شرکت یا شرکای ضامن که سمت مدیریت دارند.
مدارک مورد نیاز جهت ثبت شرکت نسبی:
-یک نسخه ی مصدق از شرکت نامه
-یک نسخه ی مصدق از اساسنامه(اگر باشد)
برای تشکیل شرکت نسبی رعایت نکات ذیل ضروری است:
-شرکتنامه برابر قانون تنظیم شده باشد.
-تمام سرمایه نقدی شرکت پرداخت گردد.
-سهم الشرکه غیر نقدی شرکت با رضایت همه شرکاء ارزیابی و تسلیم گردیده باشد.
-منافع حاصله به نسبت سهم الشرکه هر شریک تقسیم می شود مگر اینکه بموجب شرکتنامه ترتیب دیگری مقرر شده باشد.
-مسئولیت مدیر یا مدیران شرکت در مقابل شرکاء مانند مسئولیت وکیل در مقابل موکل است.
-شرکاء باید از بین خود و یا از خارج حداقل یک نفر را بعنوان مدیر شرکت معین نمایند.
مدارک مورد نیاز جهت ثبت شرکت های خارجی:
-اظهارنامه ی ثبت
-یک نسخه ی مصدق از اساسنامه ی شرکت
-یک نسخه ی مصدق از اختیار نامه ی عمده ی شرکت در ایران و در صورتی که شرکت چند نماینده ی مستقل در ایران داشته باشد یک نسخه ی مصدق از اختیارنامه ی هر یک از آن ها
-داشتن مجوز(قرارداد قانونی) با یکی از وزارتخانه ها یا سازمان های دولتی و یا چنانچه شرکت خارجی باشد شرایط عملیات آن باید به موجب امتیازات صحیح و منطقی مقرر گردیده باشد.
2- ثبت نام در سامانه ی اداره محترم ثبت شرکت ها:
پس از فراهم نمودن مدارک فوق ،می بایست به سامانه ی اینترنتی اداره ی ثبت شرکت ها به نشانی http://irsherkat.ssaa.ir مراجعه نمایید و با ورود به قسمت(پذیرش درخواست ثبت شرکت)اطلاعات خواسته شده را تکمیل نموده و مدارک مورد نیاز را در آن بارگذاری کنید.لذا،تکمیل اطلاعات متقاضی،اولین مرحله برای ثبت شرکت از طریق سامانه می باشد. مراحل مربوط به درج اطلاعات متقاضی عبارت است از:
- وارد نمودن شماره ملی شخص در صورت ایرانی بودن و شماره گذرنامه در صورت خارجی بودن. سپس مشخص نمودن نوع شرکت که آیا شعبه ی خارجی است یا نمایندگی یک شرکت خارجی.
- وارد کردن اطلاعات مربوط به نام متقاضی(نام، نام خانوادگی،...)
- وارد نمودن سمت متقاضی مبنی بر اینکه اصیل است یا وکیل.
- درج اطلاعات مربوط به امضاکننده دفتر. (یعنی شخصی که اطلاعات شرکت را در اداره ثبت شرکتها تأیید می کند).
- مشخص کردن سمت امضا کننده دفتر که آیا از مدیران است یا شرکاء یا سهامداران یا وکیل رسمی وسپس کلیک بر روی کلید گام بعدی.
مراحل ثبت نام در سامانه ثبت شرکتها بعد از اطلاعات متقاضی
- وارد نمودن پنج اسم انتخابی برای نام شرکت به ترتیب اولویت.
با انتخاب نام شرکت یک کد رهگیری به شما داده می شود. بدین منظور، در قسمت اسامی درخواستی،پنج نام را به ترتیب اولویت وارد کنید.جهت انتخاب نام،نام هایی را انتخاب کنید که:
الف) قبلاَ به ثبت نرسیده باشد
ب)دارای معنا و مفهوم باشد
نام شرکت می بایست:
1)دارای ریشه ی فارسی باشد و لاتین و تکراری نباشد. فرهنگستان ادب برای برخی کلمات،معادل مناسبی انتخاب نموده است.به عنوان مثال برای آپارتمان،معادل فارسی کاشانه و همین طور بجای تکنولوژی واژه ی فن آوری یا فن آوران را در نظر گرفته است.
2)با شئونات انقلاب اسلامی ایران و اخلاق حسنه منافات نداشته باشد.نام های انتخابی نباید مخالف موازین و عرف جامعه باشد.
4)تمامی اسامی که برای شرکت انتخاب می شود باید دارای حداقل 3 سیلاب یا اسم خاص باشند.استفاده از نام محل برای اسم شرکت در صورتی قابلیت ثبت دارد که شرکت در همان مکان و حوزه جغرافیایی ثبت شود.
لازم به یادآوری است اسامی که به دولت اختصاص دارد نمی توانند برای نام شرکت استفاده شود، مگر اینکه از سوی مقام صلاحیت دار دولتی مجوز دریافت کرده باشند.برای برخی از اشخاص حقوقی،ثبت نام پیشنهادی آن ها منوط به دریافت مجوز از مراجع ذیصلاح می باشد که متقاضیان قبل از ارائه تقاضای ثبت تاسیس باید نسبت به اخذ مجوز اقدام و آن را به مدارک خود ضمیمه کند.اسم شرکت نباید قبلاَ توسط شخص دیگری به ثبت رسیده باشد.به عنوان مثال اگر شرکتی به نام ماهان ثبت شده باشد دیگر کسی نمی تواند شرکتی را با همین نام ثبت کند و باید اسم شرکت خود را به شکلی پیشنهاد دهد که تمایز آشکار و مشخصی با اسم شرکت قبلی داشته باشد. لذا در صورتی که در محلی شرکت به نامی تاسیس شده است نمی توان همان نام یا نامی که شباهت خیلی زیادی به آن دارد برای شرکت دیگر انتخاب نمود که باعث اشتباه مراجعه کنندگان باشد. برای این منظور می توانید به سایت www.ilenc.ir مراجعه و نام پیشنهادی را جستجو کنید.توجه داشته باشید که دو کلمه از نام پیشنهادی با اسامی دارای سابقه باید متفاوت باشد.در صورتی که نام های انتخابی از میان اسامی،عناوین و اصطلاحات باشد،نمی توان برای نام شرکت به کار برد.
مهلت اعتبار نام تایید ثبت شده برای اشخاص حقوقی نامحدود است.اگر نام تایید شده شخص حقوقی در شرف تاسیس یا تغییر ثبت نشود تنها 3 ماه از تاریخ تایید نام اعتبار خواهد داشت.شرکت های سهامی عام تا مدت 6 ماه از تاریخ تشکیل مجمع عمومی موسس،اعتبار نام دارد.نام شرکت ثبت شده با رعایت تاریخ تقدم،مختص شخصی است که به نام آن در مرجع ثبت شرکت ها ثبت شده باشد.در این صورت هیچ شرکت دیگری حق انتخاب این نام را نخواهد داشت.
- وارد نمودن موضوع شرکت بر اساس نوع فعالیت و مدت آن. ابتدا انتخاب نوع فعالیت و سپس مدت فعالیت بر اساس اینکه محدود یا نامحدود باشد و در صورت محدود بودن تعیین حداکثر مدت فعالیت به ماه.
در این رابطه،لازم به توضیح است موضوع شرکت چیزی است که شرکت برای آن تاسیس شده باشد.موضوع شرکت باید مشروع و متضمن منافع عقلانی باشد و الا از موارد ابطال شرکت خواهد بود.مدیران نمی توانند در عمل از حد موضوع شرکت تجاوز نمایند و در صورت تجاوز ،عمل آن ها اثر قانونی ندارد و در صورت تفریط یا تعدی کلیه ی مدیران متضامناً مسئول خسارت صاحبان سهام می باشند.
مدت فعالیت بر اساس اینکه محدود یا نامحدود است انتخاب می شود. شرکت ممکن است برای مدت محدودی مثلاَ5 یا 20سال تشکیل شود و نیز ممکن است برای مدت نا محدودی باشد.در صورتی که برای مدت معین باشد باید آن مدت معلوم گردد و اثر آن این است که با رسیدن تاریخ و انقضا مدت ، شرکت به خودی خود منحل و برچیده می شود.ماده ی 83 اصلاحی ، هر گونه تغییر در مواد اساسنامه را در صلاحیت مجمع عمومی فوق العاده قرار داده و مسلم است که مدت شرکت نیز یکی از موارد مذکور در اساسنامه است.از این جهت مجمع عمومی می تواند مدت را تمدید و یا این که به ملاحظاتی مدت شرکت را تقلیل دهد.
- وارد کردن آدرس مرکز اصلی شرکت با کد پستی و یک تلفن ثابت.
نشانی و مرکز اصلی شرکت همان مرکز اداره ی آنست که معمولاً مجامع عمومی در آن جا تشکیل و مدیران و بازرسان در آن جا انجام وظیفه می نمایند.مرکز اصلی شرکت که در واقع اقامتگاه شرکت است از حیث ابلاغ اخطاریه ها و دادخواست ها و اوراق رسمی اهمیت دارد و اگر شرکت غیر از مرکز اصلی چند مرکز دیگر برای عملیات فنی یا ...داشته باشد ، از نظر مقامات قانونی و اشخاص ثالث فقط مرکز اصلی مورد توجه بوده و سایر مراکز مربوط به مناسبات داخلی شرکت است.همین طور اگر شرکت شعبه یا شعباتی داشته باشد و در اساسنامه قید شود باید محل آن ها تعیین گردد.
برای سرمایه حداکثری تعیین نشده و شرکا به هر مقدار که بتوانند ممکن است سرمایه را افزایش دهند.به موجب ماده 5 لایحه اصلاحی قانون تجارت 1347 "سرمایه شرکت های سهامی عام از پنج میلیون ریال و سرمایه شرکت های سهامی خاص از یک میلیون ریال نباید کمتر باشد"مطابق بخش اخیر همین ماده،مبلغ سرمایه هر یک از شرکت های سهامی پس از تاسیس نیز نبایستی از میزان مقرر در ماده یاد شده کمتر گردد.
- مشخص کردن تعداد و ارزش سهم برای شرکت
توضیح آنکه،سرمایه ی هر شرکت سهامی به قطعاتی تقسیم شده که هر یک از آن ها را سهم گویند.بنابراین سهم عبارت از قطعاتی است که مجموعه ی آن سرمایه را تشکیل می دهد.در ماده ی 24 اصلاحی قانون ، سهم چنین تعریف شده (سهم قسمتی است از سرمایه ی شرکت سهامی است که مشخص کننده ی میزان مشارکت و تعهدات و منافع صاحب آن در شرکت سهامی می باشد).در فرم مربوطه می بایست اسامی سهام داران ذکر شود.با انتخاب نام هر یک از اعضا مشخص می شود که این فرد چه تعداد سهام را به خود اختصاص داده است.
- انتخاب گزینه وجود یا عدم وجود مجوز برای فعالیتهایی که نیاز به مجوز از سازمان یا ارگانهای خاص دارند و وارد کردن شماره مجوزو تاریخ مجوز در صورت نیاز به وجود آن.
- وارد نمودن مشخصات اعضای شرکت.
مشخصات اشخاص حقیقی چون نام، نام خانوادگی، نام پدر، شماره شناسنامه و... و شناسه ملی برای اشخاص حقوقی. کد پستی جهت افراد حقیقی و حقوقی و شماره ثبت جهت افراد حقوقی.(حداقل تعداد شرکا به شرح ذیل می باشد:در شرکت های تضامنی-نسبی-محدود-مختلط غیر سهامی حداقل 2 نفر شریک؛در شرکت های سهامی خاص-مختلط سهامی حداقل 3 نفر شریک؛ در شرکت های سهامی عام حداقل 5 نفر شریک؛در شرکت تعاونی حداقل 7 نفر شریک)
- وارد کردن سمت اعضای شرکت و مشخص نمودن سمت مدیر عامل یا رئیس هیأت مدیره.
در هنگام تاسیس،سمت هایی که برای افراد انتخاب می شوند شامل:مدیر عامل؛رئیس هیات مدیره؛نایب رییس هیات مدیره؛عضو هیات مدیره
- پر نمودن فیلد تاریخ شروع سمت، مدت تصدی، تاریخ پایان اعتبار سمت و ... مشخص کردن وضعیت حق امضاء و در نهایت کلید ثبت سمت شخص.
- پر کردن اطلاعات مربوط به نمایندگان قانونی.
(نماینده مورد نظر، نوع نمایندگی، مستند نمایندگی، شماره و تاریخ مستند نمایندگی. و تاریخ شروع و پایان نمایندگی در صورت وجود نماینده)
- ثبت اطلاعات مربوط به تأسیس شعبه چنانچه شعبه ای وجود داشته باشد.
ابتدا وارد کردن کد پستی شعبه، شماره تماس واحد ثبتی شعبه، نشانی شعبه و در نهایت ثبت شعبه. چنانچه هنوز از طرف سهامداران برای این موضوع تکلیفی مشخص نشده باشد تا روشن شدن تکلیف شعب شرکت گزینه ی مربوط به نداشتن شعب را انتخاب نمایید.
- تکمیل اطلاعات سال مالی شرکت و اطلاعات روزنامه شرکت با انتخاب از فهرست روزنامه شرکت.
- تایپ اطلاعات متن اظهارنامه، اساسنامه و شرکتنامه.
- انتخاب گزینه تأیید مدارک مورد نیاز، پذیرش نهایی و دریافت رسید پذیرش اینترنتی.
- امضای مدارک تأییدشده و پرینت شده از طریق سامانه توسط اعضای شرکت.
- بعد از اتمام، سامانه یک شماره ثبت می دهد که برای چاپ در روزنامه به آن احتیاج خواهد بود.
3-ارسال مدارک تقاضای تاسیس شرکت از طریق پست
پس از پذیرش اینترنتی از طریق سامانه و اخذ تاًییدیه ی پذیرش ، باید نسخ اصلی صورت جلسات تنظیمی و ضمائم آن ها را امضا و از طریق باجه های پست به صورت سفارشی به آدرس ذکر شده در تاًییدیه ی پذیرش ارسال فرمایید. مدارکی که بعد از تکمیل مراحل ثبت می بایست ارسال گردد عبارت است از: دو نسخه از مدارکی که توسط اعضاء امضا شده است؛ کپی مدارک شناسایی افراد؛ گواهی عدم سوء پیشینه ی کیفری اعضا؛ یک برگه ازتأیید نام و برگه ی رسید پذیرش اینترنتی.
با تکمیل فرم ها و ارسال آن به اداره ی ثبت شرکت ها اگر صورتجلسه ی شما دارای نقص باشد، برای شما ابلاغ رفع نقص ارسال می شود و باید رفع نقص نمایید و در حالتی دیگر حتی ممکن است صورتجلسه ی شما رد شود که در این حالت دلایل رد صورتجلسه طی ابلاغیه ای به شما اعلام می گردد تا نسبت به صدور صورتجلسه ی جدید اقدام نمایید. اما چنانچه درمدارک ارسالی نقص و ایرادی نبود،از متقاضیان دعوت بعمل می آید تا در اداره ثبت حضور یابند.
4-احراز هویت و اخذ امضاء از متقاضیان
بعد از پذیرش مدارک،مسئول اداره ،دستور ثبت در دفتر ثبت شرکت ها را صادر می نماید و مشخصات محتویات در دفاتر مخصوص ثبت می شود.مسئول دفتر شروع به ثبت و پیش نویس آگهی تاسیس شرکت در دفتر ثبت شرکت ها می نماید . کارت شناسایی متقاضیان را اخذ می کند وآن را با مشخصات مندرج در شرکتنامه تطبیق می دهد. احراز هویت متقاضیان ،اخذ امضا از متقاضیان در ذیل ثبت در دفتر، تصدیق متقاضیان تحت عنوان ثبت با سند برابر است ، نوشتن شماره ی ثبت در اظهارنامه شرکت از سایر اقدامات مسئول دفتر می باشد.سپس تشکیل پرونده داده و در روی آن از لحاظ تکمیل امضاء گواهی می نماید.
دو نسخه آگهی به امضای رئیس اداره رسیده و یک نسخه از تمامی مدارک در پرونده شرکت،ضبط و نسخه دوم جهت نگهداری در شرکت به متقاضی داده می شود و این سند "سند ثبت شرکت" است.
5-درج آگهی در روزنامه ی رسمی جمهوری اسلامی ایران
درج در روزنامه رسمی جمهوری اسلامی ایران آخرین مرحله ی ثبت است.دارندگان آگهی برای ثبت آگهی در روزنامه رسمی، می بایست پس از انجام مراحل قانونی و ثبت آگهی خود در ادارات ثبت،تمامی مراحل را از طریق پورتال روزنامه رسمی کشور به آدرس http://www.rrk.ir انجام دهند و هزینه ی انتشار آگهی را نیز صرفاَ به صورت اینترنتی پرداخت نمایند.
ثبت شرکت بازاریابی شبکه ای